Почему не стоит использовать фразу «к сожалению» в переписке

Фраза «к сожалению» стала привычным элементом делового и повседневного общения, особенно в ситуациях, когда нужно сообщить плохие новости.

Мы говорим: «К сожалению, вы не прошли собеседование», «К сожалению, доставка задерживается» или «К сожалению, заказ отменён». На первый взгляд, это звучит вежливо и даже сочувственно. Мы как будто показываем, что переживаем за человека, что нам не всё равно. Но на деле за этим словом часто скрывается пустота — никаких действий, только констатация неприятного факта.

Проблема не в самом слове. Оно может быть уместным, если сопровождается реальными шагами по исправлению ситуации. Но когда «к сожалению» остаётся единственной реакцией, оно превращается в ритуал, маскирующий бездействие. Это как сказать: «Мне жаль, что вам плохо, но я ничего не сделаю». Такое сожаление не помогает, не утешает и не меняет положение дел — оно просто создаёт иллюзию участия.

Гораздо важнее не то, что вы сожалеете, а что вы делаете дальше. Если человек не прошёл отбор, можно сообщить, когда он сможет попробовать снова, и дать советы по подготовке. Если курьер опаздывает — объяснить причину, назвать новое время прибытия и предложить компенсацию, например, бесплатную доставку. Если заказ отменили из-за брака — вернуть деньги и предложить альтернативные товары. В таких случаях сожаление не нужно выпячивать — оно и так чувствуется в вашем стремлении исправить ситуацию.

Настоящая забота проявляется не в словах, а в действиях. Когда вы что-то делаете, чтобы смягчить последствия, извинение становится излишним — ваш поступок говорит сам за себя. Но если уж очень хочется сохранить «к сожалению» для формальности, пусть оно будет не началом, а частью более полного сообщения: «К сожалению, курьер задерживается, но мы уже компенсируем это бесплатной доставкой». Тогда это уже не оправдание, а честный диалог.

В итоге, важно помнить: клиент, собеседник или просто человек в трудной ситуации нуждается не в вашем сожалении, а в поддержке. Даже небольшое действие — объяснение, компенсация, альтернатива — стоит больше, чем десять «к сожалению». Когда вы делаете что-то полезное, вы не просто сожалеете — вы уважаете другого человека. А это и есть основа доверия, в любом общении.

По материалам Дзен-канала "Максим Ильяхов".