«Тут дел на 1 час», а прошёл весь день: почему мы снова ошибаемся со сроками
- 21:00 11 октября
- Александр Воронов
Собирались быстро навести порядок в комнате, приготовить ужин и закончить небольшое рабочее задание. Казалось, что на всё хватит пары свободных часов. Но наступает вечер, часть дел остаётся незаконченной, а время словно куда-то исчезло. При этом день прошёл в постоянных хлопотах, без долгого отдыха и откровенного безделья.
Подобная ситуация знакома людям, которые привыкли заранее составлять планы. Даже хорошо знакомая работа иногда занимает гораздо больше времени, чем ожидалось. Причина часто связана с тем, как человек представляет предстоящие действия и оценивает собственные возможности. Причём повторение одних и тех же ошибок не всегда помогает научиться рассчитывать сроки точнее.
Почему привычная работа кажется быстрее, чем есть
Когда человек берётся за знакомое дело, он обычно представляет его основную часть. Например, чтобы повесить полку, нужно просверлить отверстия и закрепить конструкцию. Эти действия действительно могут занять немного времени. Но ещё придётся найти инструменты, сделать разметку, подобрать крепёж и убрать строительную пыль. Если чего-то не окажется под рукой, работа затянется.
Такая недооценка времени выполнения задач называется ошибкой планирования. Человек мысленно выбирает наиболее удобный вариант развития событий, при котором всё получается без задержек. Проверка деталей, исправление недочётов и неожиданные трудности часто остаются за пределами первоначального расчёта.
Это касается не только ремонта или домашних хлопот. При подготовке документа легко оценить время написания текста, забыв о поиске информации, проверке сведений и исправлениях. Во время уборки кажется, что достаточно протереть поверхности и помыть пол, но обнаруженные по ходу дела вещи требуют сортировки, а некоторые загрязнения – дополнительной обработки.
Почему прошлый опыт не спасает от просчётов
Даже после нескольких неудачных попыток уложиться в срок человек может снова рассчитывать на быстрое завершение работы. Предыдущие задержки объясняются случайностями: тогда не хватило материалов, пришлось отвлечься на телефонный разговор или возникла непредвиденная проблема. Следующая попытка представляется более удачной.
Подобный слишком оптимистичный расчёт сроков возникает, когда внимание сосредоточено на предстоящей работе, а прошлые результаты учитываются недостаточно. Человек помнит, что уже выполнял такую задачу, но не всегда вспоминает, сколько времени потребовалось на её полное завершение.
«Планируя свой день или месяц, мы обычно недооцениваем рутинные, привычные дела», – объяснил психолог Тимофей Нестик.
Привычность действительно способна повлиять на оценку. Хорошо знакомая работа воспринимается как простая, поскольку её основные действия давно освоены. При этом лёгкость выполнения не означает, что все необходимые операции займут мало времени. Даже обычная готовка включает подготовку продуктов, нагрев посуды, приготовление блюда и последующую уборку.
Как одна задержка меняет расписание всего дня
Проблема становится заметнее, когда несколько дел запланированы подряд. Если уборка затянулась, приготовление ужина начинается позже. Следом сдвигается время других домашних занятий, а некоторые приходится переносить. При этом каждое дело по отдельности могло казаться вполне выполнимым.
Особенно сильно задержки влияют на работу, связанную с другими людьми. Если документ необходимо согласовать, его подготовка ещё не означает завершения задачи. Потребуется дождаться ответа, внести изменения или уточнить дополнительные сведения. Поэтому при согласовании рабочих сроков полезно учитывать не только время непосредственного выполнения, но и остальные необходимые действия.
Постоянные просчёты могут приводить к спешке и переработкам. Когда запланированное время заканчивается, возникает соблазн отказаться от проверки результата, перенести отдых или попытаться выполнить несколько дел одновременно. Однако сокращение обязательных этапов способно обернуться дополнительными исправлениями.
Как рассчитывать время без сложных таблиц
Для более точного планирования полезно ориентироваться на прошлый опыт. Если похожая работа уже выполнялась, стоит вспомнить, сколько времени она заняла полностью, включая подготовку и завершение. Когда воспоминания неточны, можно несколько раз записать предполагаемую и фактическую продолжительность привычных занятий.
Например, перед уборкой квартиры достаточно отметить время начала и окончания работы. То же самое можно сделать при приготовлении сложного блюда, разборе документов или выполнении повторяющихся рабочих заданий. Постепенно станет понятно, какие дела регулярно занимают больше времени, чем предполагалось.
Крупную задачу удобно мысленно разделить на отдельные части: подготовку, основную работу, проверку и завершение. Это помогает обнаружить действия, которые легко забыть при первом расчёте. Однако получившийся срок не стоит считать окончательным: даже подробный план не может предусмотреть каждую задержку.
При составлении расписания разумно учитывать возможные непредвиденные обстоятельства. Для этого между крупными делами можно оставлять свободные промежутки. Чем меньше известно об условиях предстоящей работы, тем осторожнее следует обещать точное время её окончания.
Когда план лучше пересмотреть
Если стало понятно, что задача не укладывается в отведённое время, полезно оценить оставшийся объём работы. Возможно, потребуется перенести менее срочные занятия, изменить порядок действий или заранее предупредить людей, которые ожидают результата.
При этом незаконченная работа не обязательно означает, что день прошёл бесполезно. Часть времени могла уйти на необходимые действия, которые просто не были предусмотрены первоначальным планом. Их стоит учитывать при следующем расчёте.
Самая полезная привычка здесь – проверять свои ожидания реальными результатами. Если определённое дело регулярно занимает несколько часов, для него следует выделять именно столько времени, даже когда кажется, что теперь получится значительно быстрее. Такой подход позволяет составлять расписание, которое учитывает обычный ход жизни, а не только самый удачный вариант событий.
Читайте также: